Notícia
Normas e procedimento do SEI são pauta em reunião da Casi
Na manhã de quinta (07), a Eng. Civil e Seg. Trabalho Alice Scholl, vice-presidente no exercício da Presidência do CREA-RS, e o Eng. Civil Ubiratan Oro, diretor administrativo, além de integrantes da Casi, reuniram-se com gerentes e chefes de Núcleo.
Entre os assuntos na pauta da reunião, estavam a apresentação dos resultados das migrações dos processos até a data limite dada pela Presidência e Diretoria, 31/10/2019, e o retorno da figura do multiplicador.
Ao abrir a reunião, o Eng. Ubiratan falou sobre a mudança de paradigma as próximas etapas da utilização do SEI, pois os processos migraram, mas as dúvidas continuaram. “Temos a responsabilidade como um órgão público e atender às novas exigências dos órgãos reguladores. Estamos na condição de gestor para melhorar. Aquilo que é dialogado é melhor”, destacou.
Segundo ele, a ideia é realizar treinamentos para tirar as dúvidas com relação as etapas processualísticas, considerando que alguns processos chegam errados e precisam ser devolvidos.
Foram apontados problemas como: Processos onde apenas um documento é incluído no mesmo; abertura de processos utilizando POP errado; inclusão de expedientes ainda não migrados para o SEI em processos eletrônicos; uso indiscriminado de digitalização de documentos quando o mesmo é nato-digital e uso de configuração de impressora onde o arquivo fica muito grande, gerando muita lentidão no sistema, constada pelas unidades administrativas.
Afirma ainda que a CASI incluiu no Manual Prático nº 9. Orientações para Digitalização e Autenticação de Documentos Digitalizados, que constam os parâmetros de digitalização que os funcionários do CREA-RS devem utilizar e no item 9.4 mostra como devem ser configuradas as impressoras para recepção de documentos dentro dos critérios determinados pelo Conselho.
De acordo com Mariane Wagner Albino, da Gerência de TI, também membro da CASI, é importante que a migração de processos deve ser prudente e por etapas, “além de cumprir com o Decreto 8.539/2015, a obtenção de processos administrativos legal e administrativamente legítimos, portanto livres de vícios de origem e inconsistências administrativas”, informa.
Destaca ainda que o SEI não é ferramenta para guarda de documento avulso. “Não pode ser interpretado como uma forma de ‘guarda’ de um documento que temos ‘medo’ que seja perdido dentro do CREA-RS ou como forma de envio de uma informação, como se fosse um e-mail. O SEI é um sistema de processo, com início, meio e fim. Apenas um documento não pode ser inserido na ferramenta”, lembra.
Em sua apresentação, Mariane ressaltou que o SEI é um sistema que reúne inúmeros documentos que farão parte de um processo. “Qualquer registro de processo do Crea-RS, para ter validade jurídica e administrativa, deve seguir um passo a passo específico e este deve estar registrado em Padrões Operacionais de Procedimentos (POPs)”, alerta, esclarecendo ainda que todo e qualquer processo já migrado para o meio eletrônico (SEI) possui POP específico que auxilia o funcionário na montagem e ordenação correta e coerente.
“Assim, solicitamos mais uma vez que não abram processos no SEI sem a leitura e aplicação total do POP proposto e/ou sem a migração ter sido feita”, ensina.
Também foram apontadas questões como a inclusão no SEI de atividade não transformada em processo e processos registrados sem o cumprimento da ordem cronológica dos fatos. "Além de estar vedada a utlização do SEI fora do horário de trabalho", lembrou.
Gerentes e chefes de núcleo apontaram várias dúvidas e necessidade de total migração e maior rapidez na implantação das etapas.
